Những nguyên tắc ấy thực tế rất đơn giản gồm: Có một hệ thống. Bất kỳ hệ thống nào; Thực hiện theo hệ thống đó; Ghi chép lại mọi việc.

Thật không may, thế giới này rất phức tạp và không phải lúc nào cũng tuân theo những nguyên tắc đơn giản của bạn. Sau đây là một số bài tập về quản lý thời gian mà bạn có thể luyện tập để khiến thế giới phần nào đáp ứng được những đòi hỏi của mình:

1. Yếu tố quyền lực

Một nhà quản lý từng đánh giá quyền lực hay ưu thế đàm phán của công ty mình so với các công ty khác bằng việc ông ấy phải điều chỉnh lịch làm việc của mình theo họ hay họ phải chấp nhận lịch do ông ấy đặt ra. Không gì có thể khiến ông ấy thích thú khi khẳng định tầm quan trọng của bản thân bằng việc khiến những người khác phải thay đổi kế hoạch cho phù hợp với lịch làm việc của mình.

Thái độ này phần nào cho thấy được cách ông sử dụng yếu tố quyền lực. Bạn càng trung thực về khả năng ảnh hưởng của mình tới lịch làm việc của người khác và ngược lại là ảnh hưởng của họ tới lịch của bạn bao nhiêu, bạn càng có thể tổ chức công việc tốt bấy nhiêu. Mọi người thường xuyên tự đánh lừa về tính độc lập thật sự của mình và vì thế, có thể khiến thậm chí một hệ thống tổ chức đơn giản nhất cũng rơi vào hỗn loạn.

2. Lên lịch làm việc trước

Luôn biết được bạn sẽ đi đâu là lợi thế vô cùng lớn. Khả năng dứt khoát với ai đó muốn biết khi nào thì bạn và người đó có thể đi đến tiếng nói chung sẽ khiến bạn có vẻ chặt chẽ và có khả năng kiểm soát.

Tuy nhiên, bạn sẽ phải trả giá nếu tự khóa mình vào một thời gian biểu lập trước hàng tuần hay hàng tháng. Hoàn cảnh luôn thay đổi và bạn sẽ thấy mình đang mất thời gian cố gắng thoát khỏi hơn là dàn xếp được một tình huống.

3. Hãy để ra những khoảng trống thời gian trong ngày

Các lãnh đạo, đặc biệt là khi họ mới trở thành nhân sự cấp cao, thường có những chú ý thiếu chính xác về các khoảng trống thời gian trong lịch làm việc một ngày. Họ cảm thấy rằng những giờ còn trống giống như dấu hiệu chứng tỏ họ chưa làm việc đủ hoặc họ đang bị tụt lại đằng sau. Thậm chí có người còn cảm thấy có lỗi khi có một khoảng trống trong thời gian biểu làm việc trên bàn.

Tuy nhiên việc có những khoảng trống trong thời gian biểu của mình không phải là dấu hiệu cho thấy bạn đang chậm lại mà ngược lại, chúng giúp bạn tăng tốc hơn.

Bạn có thể lập một thời gian biểu ghi chép công việc hàng ngày với hai khoảng trống cần thiết trên mỗi trang: một là cuối buổi sáng, hai là giữa buổi chiều. Bạn nên tập thói quen dậy rất sớm và sử dụng thời gian từ 5-7 giờ sáng để viết lách, đọc các bản fax nhận được và xem xét công việc nội bộ công ty. Từ 10 giờ, bạn có thể dành thời gian cho một đến hai cuộc hội ý trên bàn ăn sáng và các cuộc họp khác.

Như vậy, thời gian dự phòng vào cuối buổi sáng và buổi chiều giúp bạn có cơ hội trao đổi qua điện thoại với người khác về những việc đã xảy ra trước đó hoặc để hẹn làm việc tùy theo lịch của người cần hẹn. Là người lãnh đạo, bạn cần những khoảng thời gian này để phản ứng hơn là kiến tạo. Những quãng thời gian này đang thúc đẩy cá nhân bạn và công ty phát triển.

4. Vẽ sơ đồ cho tương lai gần

Vì phần lớn thời gian của những người lãnh đạo dành cho việc gặp gỡ mọi người nên quyết định gặp ai trong khoảng thời gian còn lại hết sức quan trọng. Và bạn cần có phương pháp riêng cho việc này.

Lấy ví dụ, khi bạn chuẩn bị cho chuyến đi dài ngày tới Mỹ, tôi xác định sẽ phải gặp 45 người trong dịp này và có lẽ khoảng 20 người khác cũng muốn gặp nếu có thời gian.

Bạn hãy chia 45 người trên vào ba cấp độ ưu tiên. Nhóm A gồm 15 người ưu tiên nhất mà bạn cần gặp ngay khi họ có thể. Nhóm B có mức độ ưu tiên thấp hơn, nhưng bạn sẽ điều chỉnh kế hoạch của mình phù hợp với lịch làm việc của họ. Nhóm C là nhóm ưu tiên tiếp theo gồm những người bạn muốn gặp nhưng nếu không gặp được thì cũng không có vấn đề gì nghiêm trọng.

Sau đó, hãy cố gắng lên lịch làm việc của mình theo những người nhóm A. Nếu là những người đã thân quen, hãy sẽ nhờ văn phòng gọi cho họ. Nếu là những người chưa quen lắm, hãy sẽ tự mình liên lạc với họ. Nếu năm trong số 15 người nhóm A không thu xếp được, hãy sẽ xếp họ vào mức độ ưu tiên cao hơn cho lần tới khi đến Mỹ. (Không nên bỏ qua người nào chỉ vì bạn không thể gặp được ở lần hẹn đầu tiên.)

Sau khi đã lên lịch xong với nhóm A, hãy làm tương tự với nhóm B và nhóm C và cuối cùng là với nhóm những người tôi muốn gặp nếu có thời gian và với các mối quan hệ xã giao. Nếu thư ký của bạn là người thu xếp cuộc gặp, cũng sẽ phân cấp ưu tiên từ 1 đến 15 và chọn ra người nào bạn muốn cùng ăn trưa và ngày nào bạn được tự do.

(Một bí quyết nhỏ khi lên lịch làm việc: Khi thu xếp cuộc gặp với những người bận rộn, hãy luôn cho họ một vài lựa chọn và cẩn trọng nói: “Đây là ba giờ hẹn tốt nhất mà tôi có thể thu xếp được” hơn là “Đây là những giờ hẹn duy nhất tôi có thể thu xếp được”. Nếu phía bên kia không chọn được giờ hẹn nào, bạn vẫn có thể liên lạc lại để đưa ra những giờ hẹn khác thay thế và đảm bảo sẽ có một cuộc gặp dù cho hai bên đều bận đến cỡ nào.)

Sử dụng hệ thống ưu tiên ABC này thúc bạn tập trung vào ai và cái gì là quan trọng nhất trong thế giới công việc của mình (điều mà nhiều người chưa từng bao giờ dành thời gian để làm). Quan trọng hơn, kiểm soát thời gian và phối hợp nhịp nhàng các mối quan hệ và cuộc gặp đan xen có tác động tích cực theo cấp số mũ đối với kết quả đạt được.

Bạn đang đọc bài viết Vì sao cùng làm sếp có người thảnh thơi còn bạn mãi bận rộn, xoay như chong chóng? tại chuyên mục Quản trị của Báo Diễn đàn doanh nghiệp. Liên hệ cung cấp thông tin và gửi tin bài cộng tác: email toasoan@dddn.com.vn, hotline: (024) 3.5771239,