Thực tiễn, các DN dù tạo lập và sử dụng email mang tên miền công ty nhưng khi tham gia giao dịch thông qua email này vẫn phát sinh tranh chấp và gây rủi ro cho DN. Những vụ việc tiếp theo đây từ VIAC sẽ có cách tiếp cận khác về rủi ro trong giao dịch điện tử.

p/Khi giao dịch với đối tác, DN nên yêu cầu họ sử dụng/ tạo email của Cty thay vì sử dụng email miễn phí.

Khi giao dịch với đối tác, DN nên yêu cầu họ sử dụng/ tạo email của Cty thay vì sử dụng email miễn phí.

Cẩn trọng thông tin từ email

Trong vụ thứ nhất, Cty Hòa Dương (Hòa Dương) của Việt Nam đã ký kết hợp đồng mua bán cao su với Công ty Johnson của Ấn Độ (Johnson) thông qua các cán bộ kinh doanh của đôi bên. Sau đó, đối tác nước ngoài đã chuyển khoản đặt cọc nhưng mãi không thấy Hòa Dương giao hàng đành phải khởi kiện ra VIAC.

Trong vụ thứ hai, Cty Xuất khẩu Thực phẩm của Việt Nam (XK) đã ký kết hợp đồng mua bán thực phẩm với đối tác Châu Âu (NK) và hoàn thành nghĩa vụ giao hàng nhưng đợi mãi vẫn không nhận được tiền do NK đã thanh toán theo chỉ định trong email của XK cho một tài khoản ở Trung Quốc. Sau đó, XK đã kiện ra VIAC nhằm yêu cầu NK thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

Điểm giống nhau của hai vụ việc trên đó chính là phía DN Việt Nam đều có email mang tên miền công ty và đều sử dụng email này trong giao dịch, khác với 2 bên MGF – HT trong Kỳ 1 đều sử dụng email miễn phí.
Tuy nhiên, trong thứ vụ thứ 2, XK không chứng minh được chỉ dẫn thanh toán cho tài khoản ở Trung Quốc không phải là của họ, mặc dù NK đã cố gắng giải thích với trọng tài là chỉ dẫn thanh toán là do tin tặc xâm nhập thực hiện. Trong khi vụ thứ 1 rủi ro được hoán đổi cho đối tác nước ngoài là Johnson khi Hòa Dương mặc dù giao kết qua email công ty nhưng sau khi nhận tiền cọc thì chối bay mọi cam kết và thoái thác trách nhiệm của mình vì lý do Hoà Dương không có bất kỳ email nào của cán bộ kinh doanh đã giao dịch với Johnson và đẩy trách nhiệm xác thực tồn tại email giao dịch và nội dung giao dịch về phía đại diện uỷ quyền Johnson, một đối tác tin cậy của họ tại Việt Nam, khi tham gia tố tụng. Không có khả năng chứng minh lý lẽ thuộc về mình, cả XK và Jonhson đều phải mất trắng trong các vụ kiện này. Như vậy, email mang tên miền Cty vẫn có khả năng bị đột nhập và ăn cắp dữ liệu trái phép bởi tin tặc hoặc bị đối tác không đáng tin cậy lợi dụng sự phức tạp trong việc xác thực giao dịch điện tử để trục lợi.

Trong giao dịch điện tử các bên thường phối hợp nhiều phương thức liên lạc với nhau như thư điện tử gồm email miễn phí và email mang tên miền công ty, ứng dụng nhắn tin qua đi động, điện thoại, gọi video trực tuyến. Các vụ kiện liên quan đến giao dịch điện tử tại VIAC đều cho thấy có sự phối hợp các phương tiện này: Vụ kiện giữa MGF-HT các bên sử dụng email miễn phí và wechat - một ứng dụng nhắn tin trên điện thoại, Johnson và Hòa Dương liên hệ với nhau qua email công ty của thư ký Cty Hòa Dương và qua điện thoại, còn NK liên hệ với đối tác qua hai loại email - miễn phí và của công ty. Tuy nhiên sự phối hợp các phương thức này vẫn có kẽ hở nếu như sự trao đổi và kiểm tra thông tin giữa các bên lỏng lẻo, thiếu tính cẩn trọng.

Những giải pháp thực tiễn

Qua các vụ việc nêu trên, một số biện pháp có thể áp dụng để giảm thiểu các rủi ro theo nhiều cấp độ phải được khuyến nghị DN cân nhắc thực hiện như:

DN nên sử dụng phần mềm bảo mật cho hệ thống máy tính của công ty; chuyển đổi sang sử dụng email DN thay vì các email miễn phí của yahoo hoặc gmail để tránh tình trạng bị làm giả email tương tự bằng cách thay đổi một ký tự. Khi giao dịch với đối tác cũng nên yêu cầu họ sử dụng/ tạo email của Cty thay vì sử dụng email miễn phí.

Luôn luôn kiểm tra thông tin liên hệ, địa chỉ email, số điện thoại của đối tác và thẩm quyền của người liên lạc qua email, đặc biệt là những tài liệu quan trọng.

Liên hệ trực tiếp với đối tác thông qua điện thoại, gọi video trực tuyến, fax.
Trước khi thực hiện thanh toán luôn chủ động liên hệ với bên nhận thanh toán để kiểm tra thông tin tài khoản thanh toán và đề nghị bên đối tác xác nhận nếu có thay đổi về thông tin tài khoản thanh toán.

Yêu cầu ngân hàng kiểm tra thông tin tài khoản người thụ hưởng và thông tin tài khoản thanh toán, đối chiếu tên, số tài khoản rồi mới thực hiện lệnh chuyển tiền.

Ngoài ra, trong vụ việc Hoà Dương và Johnson, đối tác của Johnson tham gia vụ việc tại VIAC là một thương nhân nên không hoàn toàn đủ thời gian và kỹ năng pháp lý cần thiết để có thể theo đuổi vụ kiện, do vậy, bài học cho các DN tương tự Johnson là phải biết “chọn mặt gửi vàng”, uỷ quyền cho công ty luật hoặc luật sư để thực hiện các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp tại các cơ quan, tổ chức giải quyết tranh chấp nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.

Bạn đang đọc bài viết Rủi ro trong giao dịch điện tử: Kỳ II: Email thật… vẫn mất tiền tại chuyên mục Pháp luật của Báo Diễn đàn doanh nghiệp. Liên hệ cung cấp thông tin và gửi tin bài cộng tác: email toasoan@dddn.com.vn, hotline: (024) 3.5771239,