Trong thời đại công nghệ số, sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành một xu hướng tất yếu.

Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được xem là bước đi thời đại của hóa đơn trong sự phát triển công nghệ như hiện nay. Áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn và đơn giản hóa thủ tục phát hành hóa đơn. Cụ thể giảm 70% các bước quy trình phát hành, 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn và tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn.

Từ việc truy xuất hóa đơn bằng các phương tiện điện tử, khách hàng có thể tra cứu và nhận hóa đơn trực tiếp trên website của bên bán hàng bất kỳ lúc nào. Bằng cách sử dụng chữ ký số để xác thực sẽ đảm bảo độ chính xác và an toàn cao của dữ liệu khi sử dụng hóa đơn điện tử và hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn.

Trên hết, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể nâng cao hơn khả năng quản trị doanh nghiệp. Giúp công việc của kế toán được giảm nhẹ và rút ngắn thời gian hơn trong quá trình tạo lập, tra cứu, tìm kiếm... Hỗ trợ lập các báo cáo quản lý và phục vụ kê khai Thuế nhanh chóng và chính xác hơn. Áp dụng công nghệ hiện đại trong việc quản lý giúp giảm chi phí và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Từ ngày 1/11/2020, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thêm một lần nữa thể hiện vai trò quan trọng của hóa đơn điện tử trong sự phát triển kinh tế nói chung.

Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Giải pháp hóa đơn điện tử sử dụng phần mềm E-Invoice

Với lợi ích và tính năng vượt trội của hóa đơn điện tử, Thái Sơn cho ra đời phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice mang lại giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn.

Tiện lợi trong quá trình sử dụng hóa đơn

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí áp dụng hóa đơn điện tử. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử có sẵn ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, doanh nghiệp chỉ cần điền thông tin và gửi cho cơ quan Thuế. Việc tạo mẫu hóa đơn bằng cách tự thiết kế hay chọn mẫu có sẵn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, E-Invoice đều đáp ứng được mọi nhu cầu đề ra.

Mô hình sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp

Mô hình sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp

Tạo lập hóa đơn điện tử dễ dàng với E-Invoice khi Thái Sơn đã tích hợp thông tin khách hàng từ hệ thống của Tổng cục Thuế vào phần mềm. Khi doanh nghiệp lập hóa đơn chỉ cần nhập mã số thuế thì phần mềm tự động cập nhật các thông tin khác của khách hàng. Sau đó, doanh nghiệp thực hiện ký số lên từng hóa đơn hoặc ký cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã được lập chỉ trong một vài thao tác.

Quá trình gửi hóa đơn trở nên đơn giản hơn, sử dụng E-Invoice người dùng có thể tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua phương tiện điện tử như Email, SMS. E-Invoice giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách cập nhật trạng thái là khách hàng đã nhận hay chưa nhận. Kết hợp thêm tính năng thông báo gửi hóa đơn điện tử, thông báo thanh toán qua tin nhắn SMS giúp doanh nghiệp tăng thêm sự chuyên nghiệp.

Khả năng tích hợp với các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp

Ngoài mang lại giải pháp tiện lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử, phần mềm E-Invoice có thêm khả năng tích hợp với tất cả phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp. Từ phần mềm bán hàng đơn giản, đến các phần mềm SAP, phần mềm ERP, phần mềm CRM, phần mềm kế toán. Các tính năng này vẫn đảm bảo chuyển dữ liệu một cách trôi chảy, hỗ trợ doanh nghiệp thống kê, báo cáo xuất dữ liệu ra các chương trình thuế như HTKK, TVAN giảm được thời gian lập tờ khai thuế.

2 phiên bản hỗ trợ đắc lực

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng kỹ thuật đạt yêu cầu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thấu hiểu điều này, Thái Sơn cho ra đời thêm phiên bản Web bên cạnh phiên bản PC để phục vụ thêm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Sử dụng phiên bản Web của E-Invoice có đầy đủ tính năng như phiên bản PC, đặc biệt có khả năng hỗ trợ mô hình xuất báo cáo hóa đơn nhiều chi nhánh. Việc xuất hóa đơn thực hiện ngay trên website bằng tài khoản được cấp. Điều kiện sử dụng đơn giản chỉ cần máy tính có kết nối internet, không yêu cầu cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, không cần đầu tư hệ thống server lưu trữ. Thái Sơn hỗ trợ lưu trữ dữ liệu đảm bảo đáp ứng thời hạn yêu cầu của Tổng cục Thuế. Khi doanh nghiệp lựa chọn phiên bản Web E-Invoice, Thái Sơn có thêm chính sách miễn phí website tra cứu hóa đơn dành cho khách hàng.

Còn đối với phiên bản trên PC đảm bảo được tính ổn định cao hơn so với phiên bản Web vì không phụ thuộc vào kết nối mạng. Hóa đơn được xuất trực tiếp và liên tục ngay trên phần mềm đã được cài đặt. Doanh nghiệp có thể chủ động tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý của doanh nghiệp theo nhiều mô hình, chủ động lưu trữ dữ liệu, xuất báo cáo sử dụng hóa đơn. Với phiên bản PC, Thái Sơn hỗ trợ nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế dựa trên quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Kinh nghiệm triển khai hóa đơn điện tử của công ty Thái Sơn

Với trên 17 năm hình thành và phát triển, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là đơn vị tiên phong về giải pháp công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính công, tiêu biểu như: Hải quan điện tử, Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử. Thái Sơn vinh dự 3 năm liên tiếp nhận giải thưởng Sao Khuê trong lĩnh vực Thuế và Hải quan và nhận nhiều bằng khen, giấy khen của các cơ quan Trung ương và địa phương.

Từ kinh nghiệm hỗ trợ triển khai các phần mềm hóa đơn điện tử cho hàng chục ngàn khách hàng là doanh nghiệp, tiêu biểu trong đó có những thương hiệu lớn như Samsung, Coca-Cola, KFC, Circle K, Grab, Lazada, Golden Gate, AEON mall,… Công ty Thái Sơn đã trở thành người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp để giúp tối ưu chi phí, thời gian triển khai và có một quá trình chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử thuận tiện.

E-Invoice do Công ty Thái Sơn cung cấp mang lại giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng được tất cả các loại hình doanh nghiệp khác nhau với đầy đủ chức năng và tiện ích. Đặc biệt, với ưu điểm có 2 phiên bản phần mềm trên PC và bản Web giúp cho các doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu quy trình vận hành - kinh doanh nói chung và quy trình quản lý sử dụng hóa đơn điện tử nói riêng theo đúng mô hình của tổ chức mà vẫn thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn còn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế, nghiệp vụ được cập nhật theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản quy định của pháp luật hiện hành.

Bạn đang đọc bài viết E-INVOICE - Giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp  tại chuyên mục Sản phẩm - thị trường của Báo Diễn đàn doanh nghiệp. Liên hệ cung cấp thông tin và gửi tin bài cộng tác: email toasoan@dddn.com.vn, hotline: (024) 3.5771239,