Ma trận 2x2: “Chìa khóa vàng” cho các startup

Ma trận 2×2: “Chìa khóa vàng” cho các startup

15/07/2015 1:56 Chiều

(DĐDN) –  Giữa danh sách phức tạp các công việc khi bắt đầudự án, không ít bạn trẻ mới khởi nghiệp (startup) đã “vò đầu bứt tai” trước câu hỏi: “Đâu là công việc cần được ưu tiên?”. Ma trận 2×2 là công cụ tuyệt vời giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Matran2x2a1Bảng ma trận 2×2 sau khi thực hiện bức 1 và 2

Ma trận 2×2 là gì?

Ma trận 2×2 là một công cụ trực quan giúp bạn lựa chọn vấn đề, nhiệm vụ, mục tiêu hay các công việc cần ưu tiên hoàn thiện giữa một danh sách các công việc rất lớn và phức tạp. Phương pháp này có thể được áp dụng cho một cá nhân, đội, nhóm, phòng ban và đặc biệt hiệu quả đối với các startupmới bắt tay vào làm dự án. Sử dụng tốt phương pháp này giúp các startup tiết kiệm thời gian và tập trung vào đúng nhiệm vụ – đúng thời điểm.

Cách thiết lập và sử dụng ma trận 2×2

Có rất nhiều cách thiết lập và sử dụng ma trận 2×2. Tuy nhiên để trực quan và sinh động nhất, các bạn cần chuẩn bị bảng trắng, bút dạ và giấy note (post-it) nhiều màu.

Cách làm ma trận 2×2 như sau:

Bước 1: Hình thành bảng ma trận:

Chia bảng trắng thành 4 phần. Trên cột thẳng đứng(trục Y), bạn chọn làm trục có tên “mức độ quan trọng”. Việc quan trọng nhất để ở phần trên cùng, mức độ quan trọng giảm dần về phía dưới trục Y. Trên trục ngang (trục X) bạn chọn làm trục có tên “khả năng thực hiện”, phía bên phải được coi là các việc dễ thực hiện, lùi dần về phía trái là các việc khó thực hiện hơn. Tuỳ từng vấn đề bạn cần giải quyết chúng ta cũng có thể đặt 2 trục này các yêu cầu khác nhau như: đắt – rẻ (chi phí), khó khăn- thuận lợi, đơn giản- phức tạp, biết rõ-không biết, dễ thực hiện-khó thực hiện… Như vậy, xong bước này, ma trận được chia thành 4 vùng:

+ Phía trên bên phải: những vấn đề rất quan trọng và dễ thực hiện: những việc cần yêu tiên làm sớm nhất.

+ Phía trên bên trái: những vấn đề rất quan trọng và khó thực hiện: nhưng việc cần làm sớm và mất nguồn lực để thực hiện.

+ Phía dưới bên phải: những vấn đề ít quan trọng và dễ thực hiện: những việc sẽ làm khi có thời gian.

+ Phía dưới bên trái: những vấn đề ít quan trọng và khó thực hiện: những việc có thể hoãn lại cho đến thời điểm thuận lợi.

Bước 2: Tập hợp các ý kiến:

Sử dụng giấy note nhiều màu. Từ trước hoặc ngay khi bắt đầu buổi họp, nhóm trường yêu cầu các thành viên của nhóm chuẩn bị sẵncác ý tưởng, phương pháp, mục tiêu để giải quyết vấn đề cần bàn. Mỗi ý kiến được viết bằng bút dạ vào 1 tờ note. Mỗi thành viên có thể đưa ra nhiều ý kiến. Các vấn đề cần giải quyết có thể cụ thể cho từng vấn đề hoặc là mục tiêu chung của cả công ty. Toàn bộ các ý kiến được dán lên vị trí 4 ô của ma trận 2×2 theo mức độ quan trọng, khả năng thực hiện. Cuối cùng, gộp các ý kiến tương đồng vào cùng một vị trí.

Matran2x2a1a

Matran2x2a3Bàn bạc để di chuyển các ý kiến và gộp các ý kiến tương đồng vào 1 vị trí

Bước 3: Đánh giá và thảo luận:

Cả nhóm dành5 phút để thảo luận và thiết lập các ưu tiên thông qua việc di chuyển vị trí các ý kiến dựa trên đánh giá lại (của cả nhóm) về khả năng thực hiện và mức độ quan trọng của các ý kiến.

Một trong những công cụ có thể phối hợp  sử dụng trong ma trận 2×2 là lựa chọn những vấn đề cần sự đồng thuận của cả nhóm để giải quyết ngay thông qua quyền lựu chọn (voting)…rồi từ đó đưa ra các giả thiết để thực hiện. Quy trình thực hiện quyền lựa chọn cho phép mỗi người trong nhóm có 3 quyền lựa chọn vào các note bất kỳ trên ma trận. Vấn đề nào có nhiều sự đồng thuận nhất sẽ được ưu tiên giải quyết sớm.

   Matran2x2a4Kết thúc, ta sẽ có các nhóm vấn đề cần ưu tiên thực hiện trước và ngược lại, các vấn đề không khả thi, giải quyết sau

Quy trình thực hiện Brainstorming (suy nghĩ và động não) => 2×2 => Dump & sort (sắp xếp theo các mục tiêu) => Consensus (di chuyển các note trên 2×2 tạo sự đồng thuận).

Cuối cùng, sau khi dịch chuyển và thống nhất theo nguyên tắc, các bạn sẽ tìm ra những vấn đề quan trọng và dễ thực hiện để ưu tiện thực hiện trước.

Ma trận 2×2 yêu cầu sự tập trung, vận dụng mọi nguồn lực và tinh thần đồng thuận của cả tập thể. Ngay bây giờ, các startup có thể bắt đầu sử dụng và hướng dẫn đồng nghiệp sử dụng công cụ này trong các cuộc họp ở công ty hoặc nhóm.

Nguyễn Thành Trung
IPP innovation consultant

Bài viết đã chặn phản hồi!

Tin khác đã đăng